La digitalización en las relaciones laborales ha llevado a muchas empresas a implementar portales del empleado como medio de gestión de documentos, incluyendo los recibos de salario. Este método no solo optimiza procesos, sino que facilita el acceso de los trabajadores a su información. Sin embargo, surge la duda sobre si esta práctica cumple con las obligaciones legales establecidas en el Estatuto de los Trabajadores y en la normativa laboral.

En este artículo, analizaremos en profundidad los requisitos legales relacionados con la conservación y firma de los recibos de salario, y evaluaremos si los portales digitales se ajustan a estos preceptos.

Obligación de conservación de los recibos de salario

El artículo 3 de la Orden que regula el modelo de recibo de salarios establece que las empresas deben conservar los recibos junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social durante un período mínimo de cinco años. Este requisito tiene como objetivo garantizar que las autoridades competentes puedan realizar comprobaciones si fuese necesario.

Al utilizar un portal del empleado, las empresas pueden cumplir con esta obligación siempre que el sistema garantice:

1. Integridad de los datos: Los recibos deben almacenarse de forma que no puedan ser alterados ni manipulados.
2. Accesibilidad y disponibilidad: Los documentos deben estar disponibles para su consulta y descarga tanto por la empresa como por los trabajadores durante todo el período de conservación.
3. Seguridad: El portal debe proteger los datos frente a accesos no autorizados, cumpliendo con las exigencias de la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD).

Un portal que cumpla con estas condiciones puede ser considerado un medio válido para almacenar los recibos de forma electrónica.

Entrega y firma de los recibos de salario

Entrega al trabajador

La normativa exige que el trabajador reciba el recibo de salario, con la constancia de los conceptos abonados y las deducciones aplicadas. En este sentido, subir los recibos a un portal del empleado puede cumplir este requisito, siempre que:

• El trabajador sea notificado de la disponibilidad del documento.
• El recibo sea fácilmente accesible y descargable para que el trabajador pueda almacenarlo por su cuenta.
• La empresa pueda documentar que el trabajador ha tenido acceso efectivo al recibo (por ejemplo, mediante un registro de accesos al portal).

Firma del trabajador

El artículo 2 de la misma Orden establece que los recibos de salario deben ser firmados por el trabajador como constancia de la percepción de las cantidades. No obstante, se matiza que dicha firma:

• No implica conformidad con el contenido, sino que simplemente acredita la recepción.
• Puede ser sustituida por el comprobante bancario cuando el pago se realiza mediante transferencia.

En el contexto de un portal digital, la firma puede gestionarse de las siguientes maneras:

1. Firma electrónica avanzada: Es la opción más sólida desde el punto de vista legal. Permite al trabajador firmar el recibo de forma digital, asegurando autenticidad y vinculándola al documento.
2. Sustitución por el comprobante bancario: Si el recibo detalla las cantidades abonadas y estas se reflejan en un justificante de transferencia bancaria, la normativa considera que la firma física no es necesaria.

Aspectos clave a considerar para cumplir con la normativa

Para que el uso de un portal del empleado sea plenamente válido desde el punto de vista legal, las empresas deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Notificación al trabajador: Informar al empleado de la disponibilidad de los recibos en el portal y garantizar que pueda acceder a ellos fácilmente.
2. Conservación segura: Asegurar que los documentos se almacenan de forma segura durante al menos cinco años, con posibilidad de ser consultados por las autoridades.
3. Firma o equivalentes:
   • Implementar la firma electrónica avanzada si se desea cumplir estrictamente con el requisito de la firma.
   • Sustituir la firma por el comprobante bancario cuando el pago se realiza por transferencia, siempre que ambos documentos puedan relacionarse claramente.
4. Cumplimiento con el RGPD: El portal debe garantizar la protección de los datos personales de los trabajadores y evitar accesos no autorizados.

Subir los recibos de salario a un portal del empleado puede cumplir con la normativa laboral española, siempre que se respeten los requisitos relacionados con la conservación, entrega y firma de los recibos. Este sistema aporta ventajas significativas en términos de eficiencia y accesibilidad, pero las empresas deben asegurarse de implementar medidas técnicas y organizativas que garanticen el cumplimiento de la ley.

Si estás considerando implementar un portal de este tipo, te recomendamos que cuentes con el asesoramiento de ASESORÍA TAUSTE como experto en derecho laboral para evitar posibles incumplimientos y garantizar que el sistema se ajuste a las exigencias legales.