Durante años, muchas empresas han operado bajo una premisa aparentemente indiscutible: “La documentación fiscal debe conservarse cuatro años, porque ese es el plazo de prescripción con la Administración tributaria.”
Es una idea cómoda, sencilla y muy extendida. Sin embargo, no siempre es correcta. En determinados casos, especialmente cuando existen bases imponibles negativas (BINs) en el Impuesto sobre Sociedades, el plazo real de conservación de la documentación puede ser muy superior.
Desde una perspectiva de asesoramiento fiscal, conviene aclarar qué plazos existen realmente y qué implicaciones tienen para las empresas.
Los plazos tradicionales de conservación documental
Cuando se habla de conservación de documentación empresarial suelen citarse dos plazos principales:
1. Plazo fiscal: 4 años
El artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria (LGT) establece que el derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante liquidación prescribe a los cuatro años.
Durante ese periodo, la empresa debe poder acreditar ante la Administración Tributaria:
- Ingresos obtenidos
- Gastos deducidos
- Facturas emitidas y recibidas
- Contratos y justificantes de operaciones
- Registros contables y fiscales
Este es el origen de la conocida idea de que “conservar cuatro años es suficiente”.
2. Plazo mercantil: 6 años
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar durante seis años:
- Libros contables
- Correspondencia
- Documentación empresarial
- Justificantes de las operaciones
Este plazo mercantil convive con el fiscal, pero no lo sustituye.
Sin embargo, ninguno de estos plazos refleja la realidad completa.
Cuando existen bases imponibles negativas, el plazo cambia
Las bases imponibles negativas (BINs) tienen un tratamiento particular en el Impuesto sobre Sociedades.
Según el artículo 26 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, las BINs pueden compensarse en ejercicios futuros sin límite temporal, aunque con determinadas limitaciones cuantitativas.
Pero esta posibilidad tiene una consecuencia directa en materia de comprobación tributaria.
El artículo 66 bis de la LGT establece que:
La Administración puede comprobar el origen de las bases imponibles negativas durante 10 años desde el día siguiente a la finalización del plazo de presentación de la declaración del ejercicio en que se generaron.
Es decir:
- La empresa puede compensar BINs sin límite temporal.
- Pero Hacienda puede revisar su origen durante 10 años.
El criterio del TEAC: No basta con la contabilidad
La Resolución 7028/2022 del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC), de 22 de mayo de 2025, ha reiterado un criterio muy relevante:
La contabilidad por sí sola no es suficiente para justificar la procedencia de las BINs.
Durante el plazo de 10 años, la empresa debe conservar no solo:
- Autoliquidaciones del Impuesto sobre Sociedades
- Libros contables
Sino también toda la documentación que respalde las operaciones que originaron las pérdidas, como por ejemplo:
- Facturas
- Contratos
- Extractos bancarios
- Documentación comercial
- Cualquier justificante que acredite los gastos o ingresos contabilizados
Si no se dispone de estos documentos, la Administración podría cuestionar la procedencia de las bases negativas.
¿Qué ocurre después de los 10 años?
Una vez transcurrido el plazo de 10 años, la Administración ya no puede comprobar ni modificar el origen de las BINs generadas en esos ejercicios.
No obstante, si la empresa decide compensarlas en ejercicios posteriores, deberá poder acreditar su existencia mediante:
- La autoliquidación del ejercicio en que se generó la BIN
- La contabilidad correspondiente a ese ejercicio
- La acreditación del depósito de cuentas en el Registro Mercantil
Este último elemento puede convertirse en una prueba clave de la veracidad de la información contable.
Otros casos en los que conviene conservar documentación más tiempo
Las BINs no son el único supuesto en el que cuatro años resultan insuficientes. Existen múltiples situaciones en las que la conservación documental debe ampliarse:
- Bienes de inversión amortizables
- Regularizaciones de IVA de bienes de inversión
- Subvenciones y ayudas públicas
- Contratos de larga duración
- Operaciones intracomunitarias
- Aplicación de determinadas deducciones fiscales
- Litigios civiles o penales
- Operaciones societarias complejas
En estos casos, el periodo de conservación puede superar ampliamente los cuatro años.
Conclusión: La política documental debe ser más amplia
La creencia de que solo es necesario conservar documentación fiscal durante cuatro años es una simplificación que puede generar riesgos importantes para las empresas.
Conviene tener claro que:
- El plazo fiscal general es de 4 años.
- El plazo mercantil es de 6 años.
- En el caso de bases imponibles negativas, la documentación debe conservarse al menos 10 años para poder justificar su origen.
Y, además, determinadas operaciones pueden exigir plazos aún mayores.
Por ello, cada empresa debe diseñar una política de conservación documental acorde con su actividad, estructura y operaciones fiscales, evitando aplicar de forma automática el conocido —y a menudo incorrecto— criterio de los cuatro años.
