El Tribunal Supremo, en su Sentencia 1067/2025 de 21 de julio, ha vuelto a pronunciarse sobre un asunto que afecta directamente a empresas y trabajadores: El tratamiento de las dietas y los gastos de manutención y estancia a efectos de su cotización a la Seguridad Social.
La cuestión no es menor. Muchas compañías utilizan este tipo de conceptos para compensar a sus empleados cuando deben desplazarse por motivos laborales. Sin embargo, la línea que separa una indemnización por gastos reales de una retribución encubierta es muy fina, y la falta de rigor documental puede suponer un coste elevado en caso de inspección.
Qué ha dicho el Tribunal Supremo
El Alto Tribunal ha establecido que, para que las dietas y gastos de viaje queden excluidos de la base de cotización, deben cumplirse varios requisitos acumulativos:
- Existencia de desplazamiento real: Es necesario acreditar que el trabajador se ha desplazado fuera de su centro habitual de trabajo.
- Necesidad del gasto: Solo se consideran exentas las cantidades destinadas a cubrir gastos indispensables para el desempeño de la actividad.
- Justificación documental: La empresa debe aportar facturas, tickets, partes de trabajo o cualquier otra prueba válida que respalde el gasto.
- Respeto a los límites legales: No puede superarse lo previsto en la normativa fiscal (artículo 9 del Reglamento del IRPF).
- Carácter indemnizatorio: El abono no puede convertirse en una retribución fija, ajena a un gasto real.
El Supremo recuerda además que la carga de la prueba recae en la empresa. En caso de duda, las cantidades se consideran salario y, por tanto, integran la base de cotización.
Consecuencias prácticas
Para las empresas, esta sentencia supone un aviso claro:
- Las dietas genéricas o abonadas a tanto alzado sin justificación son un riesgo evidente.
- Ante una revisión de la Tesorería General de la Seguridad Social, puede exigirse el ingreso de las cuotas correspondientes más recargos e intereses.
- En el ámbito fiscal, la falta de justificación también implica la pérdida de exención en IRPF.
Recomendaciones
Desde el despacho aconsejamos:
- Documentar cada desplazamiento con órdenes de trabajo, hojas de ruta o partes de servicio.
- Conservar facturas y tickets de hoteles, restaurantes o medios de transporte.
- Evitar sistemas de dietas fijas mensuales, salvo que estén perfectamente respaldados por pruebas.
- Revisar periódicamente las políticas internas de gastos de viaje.
A tener en cuenta:
La Sentencia del Tribunal Supremo 1067/2025 marca un criterio claro: Solo quedarán excluidas de cotización las dietas que cumplan estrictamente con los requisitos legales y se encuentren debidamente acreditadas.
En definitiva, se trata de proteger a la empresa frente a posibles contingencias y garantizar que las compensaciones a los trabajadores cumplen su verdadera finalidad: Resarcir los gastos que el desempeño profesional les ocasiona.
